Полезни съвети

5 начина за сътрудничество с документи

Pin
Send
Share
Send
Send


В процеса на организацията се оформя голямо количество документация, която трябва да се съхранява правилно. Това ще предотврати евентуална загуба, ще ви позволи бързо да намерите правилния документ по време на данъчна проверка или смяна на персонала в предприятието. Специфичните особености на съхраняването на документи в офиса се определят от естеството, но за всеки от тях нашата компания предлага решения „до ключ“. Помислете за основните:

Те трябва да бъдат сгънати и съхранявани на безопасно място. Сейфът ще бъде оптимален в офиса на директора или главния счетоводител, който може да бъде избран в нашата компания. За да се предпазите от възможно замърсяване, е по-добре да използвате папката с файлове. Не вреди наличието на няколко заверени копия (от нотариален или официален печат на компанията), които ще бъдат представени на контрагентите. Това ще предотврати ненужното изтегляне на удостоверението за регистрация и други нормативни документи, като същевременно ще запази атрактивния им вид.

договори

Възможно е съхранение в папки на регистратори, което ще ви позволи да получите необходимата хартия в подходящия момент. Можете да създадете отделни папки за съхранение на ценни книжа, свързани с наем, търговия, услуги, заеми и т.н. За удобство е по-добре да използвате азбучен ред или да стартирате регистратора в папката. Най-после можете да посочите имената на организациите, които са представени в него, със собствено непрекъснато номериране, за да се опрости търсенето.

Външни и вътрешни първични счетоводни документи

Това е най-обемната част от документацията на компания, занимаваща се с търговска дейност.
Най-добре е да го съхранявате в отделни папки, разделени по тип (TTN, TN, фактури, актове на извършена работа и т.н.). По-добре е да направите това в хронологичен ред, за да опростите търсенето на документи според базата данни 1C. Ако обемът на работния процес е голям, тогава създавайте отделна папка всеки месец или седмица (тъй като е запълнена) със задължителното указание на корицата на периода и вида на съхраняваните хартии.
Ако няма документ или се изискват корекции, удобно е да използвате специални цветни отметки за лепило, които веднага ще привлекат вниманието и върху тях има достатъчно място, за да посочите основна информация.

Можете също така да използвате традиционните папки за регистратори, за да съхранявате такива документи. Оптимално е да се създаде отделен акаунт за всеки, включително чуждестранна валута, и да се подават документи в хронологичен ред. Ако използвате системата клиент-банка, извлечението може да се разпечатва само периодично, но в същото време е препоръчително да запазите платените сметки. Нека се спрем отделно на плащанията в чуждестранна валута, към които трябва да се подадат допълнителни документи. Говорим за паспорти за транзакции, сертификати, потвърждаващи извършването на услуги или работа, информация за получаването или изпращането на стоки. При провеждане на активна работа с някои клиенти е препоръчително те да имат отделни папки.

Документи за заплати и труд

Тази категория включва работния процес, свързан с персонала на компанията (лични карти, поръчки, трудови договори). Те трябва да се съхраняват в заключени архивни шкафове, картотеки поради факта, че информацията попада в категорията лична информация. Важно е също така да имате регистър на съществуващите трудови книжки поради трудността при възстановяване.


Кореспонденция и кореспонденция по пощата

Когато работят, компаниите често трябва да комуникират с колеги, държавни агенции по пощата. За да предотвратите загуба на информация, създайте регистратор, в който ще се съхранява информация за датата и името на компанията, до която е изпратено писмото, както и папка с копия.

Къде и как да оборудваме място за съхранение на документи на организацията?

С натрупването на голям брой ценни книжа възниква въпросът за организиране на място за съхранение. Универсален вариант би бил да се разпределят за това специално помещение в предприятието (можете също да подадете документи в държавния или частния архив). Той трябва да отговаря на следните изисквания:

  • възможността за заключване
  • защита срещу проникване на крадци и непознати,
  • липса на риск от наводнение, източници на запалване,
  • наличието на отопление за поддържане на оптимална влажност.
За да се опрости търсенето, препоръчително е да използвате специални кутии или архивни шкафове. Не забравяйте да посочите вида на съхраняваните документи и периода, в който са издадени. Оптимално е да прехвърляте документи в архива след края на следващото тримесечие или календарната година (всичко се определя от продължителността на периода, до който се изисква достъп до документи, както и от количеството свободно пространство в счетоводния отдел или друго подразделение на компанията).


Основното правило при организирането на съхранението на документи в организацията трябва да бъде предотвратяването на бъркотия от самото начало. Това ще предотврати загуба, когато възстановяването след няколко месеца или години стане практически невъзможно, което ще доведе до сериозни подозрения от страна на регулаторните органи по време на одита. Наличието на ред в документите също ще позволи на работниците да се чувстват по-уверени, затова е по-добре да инвестирате предварително за закупуването на архивни шкафове, сейфове, картотеки в нашата офис-експертна компания, отколкото след това да се опитвате неистово да си спомняте за местата, където са съхранявани документите.

1. Google Drive

Big Brother ни предоставя почти перфектен инструмент за управление на документи.

  1. Google Документи не е само онлайн редактор на документи, тук се съхраняват стари версии, можете да коментирате и редактирате доковете „три ръце“.
  2. Google Таблици са както таблици за изчисления, така и добра функционалност за счетоводство.
  3. Google Drive сам по себе си е инструмент за управление на доки, можете да организирате една структура за съхранение на документи, ясно давате достъп до всяка папка.

Плюсове на Google Drive

  1. Те са очевидни. Това е облак, с всичките му предимства.
  1. Счетоводната система - влагане на папки, достъп до файлове и контролна табела - ще трябва да бъде създадена от нас самите.
  2. Не всички са доволни от използването на такава отворена платформа - в края на краищата това е целият Google, той индексира всичко, което се движи, а ние не му платихме за поверителност.

Моля, обърнете внимание: почти всяка уважаваща себе си система има интеграция с докове на Google - това ще видите по-късно в прегледа. И е разумно - по-икономично е да използвате работната функционалност, отколкото да харчите усилия за създаване на свой собствен аналог.

Искаме обаче да ви предупредим: по-добре е да съхранявате поверителна и търговска информация, пароли и друга важна информация, където достъпът е регулиран по-строго.

Виртуален съвет с списък на задачи и проекти. Бордовете могат да се наричат ​​както искате - и визуално да видите процеса на изпълнение на задачите. Можете да прикачите документи към всяка задача: от компютър, Google Drive, Dropbox и т.н. Интересно - в бизнес класа на Trello можете да прикачите не само документи, но и заявки за изтегляне от GitHub, Slack разговори и потенциални клиенти от Salesforce. За сътрудничество можете да използвате пакета Trello + Google Docs: прикачете файлове в Google Docs, които могат да се отварят на диск и да се редактират на едно и също място - оставете нови коментари и т.н.

Предимства на решението:

  1. Trello е много лесна за научаване система. За един час хората, които никога не са използвали подобни решения, могат да го измислят.
  2. Задачите и процесът на тяхното изпълнение са ясно видими, както на коркова дъска. Дизайнът е удобен и модерен, нищо повече.
  1. Няма инструмент за сътрудничество с документи. Т.е. Или използвате Google Документи, или всеки изтегля своя собствена версия. Да, всички документи във всеки случай ще бъдат събрани в една задача и няма да загубите нищо. Но ако имате нужда от по-сериозна автоматизация, тогава Trello не е най-добрият вариант.
  2. Ако наистина има много проекти и задачи, Trello може да бъде объркващо поради структурата. Постоянното превключване между дъските не е твърде удобно.

3. Работна секция

Онлайн система за управление на проекти с възможност за отчитане на финанси. Можете да добавите различни видове файлове към всяка задача - и след това да ги редактирате отново с помощта на Google. Или изтеглете и изтеглете отново.

За всеки файл можете да направите описание, да изберете маркери (например нужда от преглед, спешно! И т.н.), да ограничите достъпа - т.е. направи файла видим само за определени потребители. Ако създадете задача или коментар с ограничена видимост, не за всички, тогава прикачените файлове там автоматично ще получават същите настройки за поверителност.

Всички файлове на проекта могат да бъдат сортирани по различни критерии: тип, дата, задачи, размер, име. Можете да преглеждате само файлове, които са свързани с неизпълнени задачи, но можете - всички.

Можете също да изтриете, изтегляте, да присвоявате маркери към група файлове, като просто ги маркирате в раздел.

Новите версии на документите могат да бъдат качени в старите - просто насочете мишката към стария файл и кликнете върху иконата вляво от него. Новият документ ще се зареди и ще заеме първото място в списъка. В този случай ще се запази и старата версия.

Характеристика на решението - в разширената тарифа можете да свържете собственото си FTP хранилище. Тогава изобщо няма да има ограничения за изтегляне на файлове.

4. Мегаплан

Megaplan внедрява отделен модул „Документи“, който ви позволява да съхранявате файлове с различни нива на влагане. За всеки документ можете да конфигурирате видимостта - отворен достъп само за определени служители.

Когато редактирате нова версия на файла, е разрешено да се качва в старата версия. Служителите могат да се абонират за известия за изтегляне на нова версия - по пощата, SMS, в реда на информатора, всеки определя това в настройките.

Текстови документи могат да бъдат създадени директно в Megaplan. Но преглеждането и редактирането им също ще бъде възможно само в Мегаплан, не може да бъде изтеглено във всеки друг формат.

Програмата предоставя и шаблони за стандартни документи.

5. Bitrix24

Това е цялостно решение със CRM система за бизнес, където всички възможности за споделяне и редактиране на документи са добре обмислени. Можете да прикачите файлове към всяка задача и коментар - от компютър или от всяко хранилище на дискове, а също и незабавно да създавате нови файлове в Google Документи или Microsoft Office Online.

Съвместното редактиране на документи онлайн е достъпно в безплатната версия. Ако редактирате изтеглен документ чрез Google Docs, можете да го прикачите към коментар и ще се появи ред, в който се казва, че потребителят е качил нова версия на документа. Bitrix24 осъществява интелигентно търсене - всички документи са лесни за търсене по име или проект, показват се подканите.

Файловете, свързани с всеки проект, могат да бъдат сортирани по дата, по име, по размер. Поверителността се задава и според настройките на папката на проекта, в която се съхранява документът. Можете да деактивирате редактирането за всички, освен за автора на задачата.

Чип Bitrix24 - каталог на приложения. Например, можете да инсталирате „Document Designer“ безплатно, което помага за създаването на стандартни файлове във формати .docx, .pdf. Шаблоните се редактират лесно, те могат да бъдат изпращани по електронна поща, да водят дневник на запазени документи.

В Bitrix24 към всяка задача е прикрепена връзка към документ, която потребителите могат заедно да редактират, коментират и обсъждат като част от задачата. Най-лесният начин за съхранение на документи на системното устройство. Ако по някаква причина Bitrix24 не е доволен от вас. Диск, вместо това можете да използвате всяко друго хранилище в облак. Но това не е удобно за всички и не винаги.

Плюсове Bitrix24

  1. Почти всички функции (с изключение на блокиране на документи и деактивиране на публични връзки към тях) са достъпни в безплатната версия на цялостното решение. Предлага се и 5 GB облачно хранилище. А за 199 долара (най-висок процент) получавате неограничена сума. Плюс спестявания от лицензирани офис програми.
  2. Голям избор от приложения за оптимизиране на работата с документи.
  3. Поддръжка за версии на документи и известия за нови изтегляния.
  4. Широка функционалност - в едно решение получавате всичко необходимо за електронно управление на документи.

Как да организираме работно място в офиса?

За да подобрите производителността, трябва да се отървете от дразнители на работното място в офиса или в офиса пред компютъра. Външните фактори постоянно се разсейват, не позволяват да се концентрират. В резултат бяха нарушени сроковете, не бяха изпълнени важни задачи, резултатите от преговорите с важни клиенти не бяха обобщени. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеално работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-проста, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отървете се от дразнители, Някои подробности, които на пръв поглед могат да изглеждат незначителни дреболии, всъщност влияят значително на представянето. Понякога регулирането на височината на седалката, промяната на фоновата музика или настройването на програма на компютъра ще увеличи производителността няколко пъти. За да определите тези фактори, достатъчно е да запишете всяка дреболия, която отвлича вниманието в рамките на няколко седмици. В резултат на това ще трябва да се работи със списък с нещата.

8 съвета за организиране на работно място

Редът на работния плот и липсата на разсейвания в офиса ще ви позволи да се съсредоточите върху важни въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време.

Първо: поръчка на работния плот, От работното място е необходимо да се премахнат всички ненужни. Говорим за отдавна изоставени бележки, които са загубили актуалността на стикерите. Ненужните документи трябва да бъдат сортирани на места. Не забравяйте да избършете праха от плота. На масата в офиса или в офиса не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да запушва пространството. В идеалния случай общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на две седмици.

Второ: ние поставяме канцеларски материали, Със сигурност мнозина на масата завършват с химикалки, празен телбод или тъпи ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност и след това да бъдат поставени в специално чекмедже на бюрото.
Ако е възможно, премахнете излишните проводници от компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките от масата. Е, ако можете да използвате безжични устройства.

Трето: сменете стикерите на дъската за планиране, Ако пространството в офиса или стаята ви позволява, можете да поставите планова дъска до масата. Тя трябва да бъде разделена на няколко зони:

  • задачи
  • приоритет (най-важно)
  • в работа
  • завършена.

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат преместени по време на работата. За това се използват специални магнити или стикери. Инсталирайки дъската, можете не само да разтоварите пространството на работния плот, но и да определите последователността на действията и напредъка на тяхното изпълнение през деня.

Четвърто: обръщаме внимание на осветлението, Правилно подбраното осветление е много важно за работата в офиса. Масата трябва да бъде поставена така, че осветлението да пада отляво (за левичари от друга страна). Понякога производителността се влияе от настройките на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да се регулира нивото на екрана. Това ще помогне за облекчаване на напрежението на очите и повишаване на производителността.

Пето: избираме правилния стол, Правилно подбран ергономичен работен стол облекчава стреса от гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, изборът на стол трябва да се обърне специално внимание.

Шесто: кошчето за отпадъци е ключът към чистотата, За да не съберете ненужна хартия на масата, трябва да поставите кошницата с отпадъци по такъв начин, че да можете да изхвърлите излишъка, без да ставате от стола си. Такава техника ще позволи да не се залива масата с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в офиса в каша.

Седмо: организирайте система за съхранение, Когато работите с голям брой документи, трябва да вземете предвид вашата собствена, удобна система за съхранение. Документите могат да бъдат сортирани в папки, които ще бъдат оформени по някой от следните начини:

Документите, които се използват рядко, могат да бъдат върнати в най-отдалеченото чекмедже на шкафа или бюрото.
Важните документи се препоръчва да бъдат сканирани или да се правят копия на телефона. Ако ги запишете в облачно приложение, достъпът до документи може да бъде получен от всяко устройство с достъп до Интернет.

Когато запазвате електронни версии, трябва да имате предвид името на всеки файл. Трябва да е ясно, така че ако е необходимо, не отваряйте всички документи в търсене на правилния.

Осми: държим тетрадка за записи на десктоп, Един обикновен тефтер с химикалка, който винаги е под ръка, ви позволява винаги да поддържате пред очите си списък с текущи дела. Така в края на работния ден няма да има нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите ни.

Спазването на тези правила ще ви позволи да поддържате работното място в ред, което означава, че можете да правите много повече през деня. Няма значение къде работите: в офиса, у дома в отделна стая, в офиса или в колегинг. Тази статия е поръчана при размяна на статии

Работно място (офис) в стила на Hi-Tech (Hi-Tech), когато всичко е организирано възможно най-просто и без излишно с равномерно осветление

Офис на мечтите

Как трябва да изглежда идеалният офис за мечти, в който искате да прекарате четвъртата част или дори половината от живота си? Предприимчивые работодатели давно смекнули, не кадры решают все, а то в каких условиях они работают. Отсюда море креатива и причудливый дизайн, которым нынешние босы вдохновляют подчиненных на трудовые подвиги. Сфера деятельности это отправная точка в создании облика компании. Подробнее об этом и про офис Тинькоф Банка смотрите в видео:

Посмотрите это видео, в котором рассказывается как выглядели кабинеты знаменитых людей, как они подходили к организации рабочего места.

Гледайте видеоклипа: Щит и меч 4 серия (Септември 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send