Полезни съвети

Колко удобно е да съхранявате документи у дома?

Pin
Send
Share
Send
Send


Здравейте скъпи читатели и гости на блога! Днес бих искал да ви кажа как да почистите документите си в дома и да организирате тяхното удобно съхранение. Случва се така, че спешно е необходимо сертификат, прибирате се вкъщи и не знаете къде да се нахвърлите, за да намерите доказателства или друг документ в планината от документи. И за да не ви се случват подобни случаи никога, нека анализираме план стъпка по стъпка, който в крайна сметка ще ви осигури ред в домашния архив.

Всички документи за дома винаги трябва да са в ред, дори не защото можете да намерите нужната хартия по всяко време, на първо място, това е сигурността. Ценните книжа трябва да се пазят от любопитни очи и тяхното увреждане или загуба обещава да се разбягате в държавни институции и инстанции. Възстановяването може да отнеме дълго и неопределено време, но вие ще харчите повече нерви, отколкото пари за глоби.

Все още има много опасни случаи, например пожари, наводнения и други извънредни ситуации, когато спешно е необходимо да напуснете къщата. В такива ситуации обикновено хората преди всичко притежават документи и пари. Е, ако те паднат някъде, тогава дори можете да останете без тях. Ето защо, нека се заемем с този въпрос по-подробно.

Съхранение на документи в къщата

На първо място, трябва да прецените ситуацията - степента, в която вашият домашен офис е пренебрегнат. Има домакини, които съхраняват буквално всеки лист хартия, квитанции за храна и сертификати. Но всеки документ има свой давност - от 2 седмици до безкрайност.

Когато се опитах да разбера този проблем, се сблъсках с противоречива информация относно извлечения, сертификати, декларации. Затова не се притеснявайте и не уточнявайте срока на годност на документите от тези, които директно ги издават.

Но разбира се, документите за апартамент, сертификатите, TIN, паспортите трябва да се пазят непокътнати. Между другото, понякога се изписва период на сертификати и документи, през които те ще имат правна или юридическа сила.

Що се отнася до проверките за закупени домакински уреди, тук всичко е по-просто. Те ще бъдат валидни само през гаранционния период. Но експертите в тази област все още препоръчват да се грижите за тях през цялото време, докато не го изхвърлите. Това се отнася предимно за мащабно оборудване, например скъпи телевизори, хладилници, машинни инструменти и т.н.

Аз лично пазя получаването на плащането по съвет на адвокат в продължение на 3 години, въпреки че ми се струва, че е твърде много. Но къде да отида, всичко се случва в живота. Като цяло какво искам да кажа. Погрижете се за целостта и сигурността на вашите документи и подходете разумно към това.

Как да почистите документите?

Стъпка 1. Съберете цялата хартия в купчина. Оценете сложността на цялата ситуация. Лично всичките ми документи за дома заемат кутия със среден размер. Няма нищо излишно.

Стъпка 2. Сортирайте хартията в категории. Предлагам по този начин:

  • документи за апартамент
  • медицински документи
  • данък
  • кредит
  • разписки за плащания
  • чекове и гаранционни карти и т.н.

Можете да ги разпространявате по отношение на членове на семейството (документи на мама, татко, деца и т.н.). Общото също се ориентира, както в предишния пример.

Основното е, че ви е удобно и във всеки момент можете да намерите хартията, от която се нуждаете. Сортирането трябва да се комбинира със събиране на боклука и изхвърляне на това, което вече не е необходимо. Какво-какво, но листовки, брошури трябва незабавно да се изпращат в кошчето.

Ако имате някакви съмнения по този въпрос, оставете го настрана. Научете срока им на годност възможно най-скоро. Що се отнася до визитките, те могат да бъдат поставени в специален органайзер или малка кутия.

Стъпка 3. Избор на метод за съхранение. По правило най-често използват папки с файлове, за да съхраняват документи в къщата. Те могат да бъдат поставени отделно или вече да са едно с капака. Този начин на организиране на документи е много удобен. Можете да закупите няколко такива папки и да присвоите всяка от тях на една от категориите (данък, медицински документи и т.н.).

Портфейлните папки са способни да се справят с тази задача не по-лошо. Удобно е не само да съхранявате документи в тях, но и да вземете със себе си.

По правило има малко място на такива организатори, където е възможно да се направи подпис. Тогава определено няма да го объркате с други категории. Още по-добре е да присвоите цвят на всеки тип хартия. Например документите на къщата са в червената папка, медицинските свидетелства, картите и т.н. в зелено, данъчните книжа в синьо.

Друг начин за организиране на съхранението на документи в къщата са картотеки с прегради. Документите в този случай могат да бъдат главно във файлове или тънки папки - папки. В този случай специалните табели с изпъкналости, на които можете да подписвате видове документи, са сортиращите. Такива устройства не са евтини. Но можете да го направите сами. Например, като разделители, вземете плътно оцветен картон и изрежете перваза. По този начин вие не само ще организирате съхранението на домашните си документи, но и ще спестите пари.

Е, последната опция, която искам да ви предложа, са кутии. По принцип можете да поставите едни и същи папки и файлове в тях, тоест да комбинирате няколко метода за съхранение. Но сега говоря малко за нещо друго. Например писма, разписки за плащане не са от напълно стандартен формат, когато не се вписват особено в размера на папката, особено когато има много от тях. Тогава на помощ ще дойдат прости малки кутии. Те са много удобни за сгъване на малки документи.

Стъпка 4. Време е да помислите за място за вашите ценни книжа. На първо място, тя трябва да бъде недостъпна за непознати и гости. Това е скрито от любопитни очи. Това може да бъде мецанин, горен рафт над работния плот, сейф или чекмедже, за предпочитане заключен с ключ. За тези, които имат деца, също си струва да помислите дали децата ще могат да стигнат до ценните книжа. В края на краищата те са любопитен народ и навсякъде могат да използват малките си ръце.

Не бива също да избирате слънчеви места, макар и недостъпни за деца. От влага и слънце хартията може да избледнее и да се влоши.

И още един нюанс, който забравих да спомена. Създайте папка, в която ще се съхраняват всички фотокопии на най-важните документи, например паспорти, застрахователни полици, пенсионни сертификати, документи за апартамент и т.н. Ако спешно се нуждаете от копия, но нямате фотокопирна машина под ръка, няма достатъчно време, тогава този трик ще ви спести.

Е, и последното, не се дърпайте с тази купчина хартии, която ви причини съмнения относно срока на годност. Щом се справите с този случай, веднага ги поставете на местата си. В края на краищата, сега съхраняването на документи у дома е организирано на най-високо ниво!

И как крадете хартия? Споделете тайните си! Оставете коментар! Ще се видим скоро!

Какви документи трябва да се съхраняват?

Всеки съвременен човек има много парчета хартия за всички поводи. Но не всеки от тях си струва да се пази.

Ние изброяваме документите, които трябва да имате у дома:

  • Списъкът се отваря с паспорти и други семейни документи. Например завещания, свидетелства.
  • Запитвания, пълномощни, разписки и други, свързани с недвижими имоти и транспорт.
  • Дипломи, грамоти, сертификати, сертификати, потвърждаващи наличието на образование.
  • Хартия, свързана с професионални дейности: трудови книжки, договори, договори.
  • Резултати от проучване, медицински политики и карти.
  • Гаранционни карти, чекове за домакински уреди и мебели.
  • Данъчна хартия.

Отделно можете да изберете електронни документи или само данни в цифров формат. По правило те съответстват на един от горните артикули и също подлежат на съхранение.

Колко дълго трябва да се съхранява хартията?

Документите могат да бъдат разделени по време на съхранение. Зависи от продължителността на всяка конкретна кора.

  • Постоянна. Такива документи винаги трябва да са под ръка. Това са брак, свидетелства за раждане, дипломи, потвърждаващи образованието, медицински данни, нотариално заверена информация, завещания, пенсионни свидетелства.
  • Дългосрочно. Документи за недвижими имоти, кола и скъпи неща. Те включват и професионални документи. Тук можете също да определите чекове, разписки. Това е нещо, което се съхранява дълго време и остава актуално за определен период от време.
  • Краткосрочен план. Запитването относно услугите на лекари, адвокати и учители се препоръчва да се съхранява в продължение на три години. Договорите за комунални услуги и извлеченията приемат същия период.
  • Безполезни. Веднага можете да изхвърлите ненужно обучение, информационни материали, инструкции за старателно проучени неща, заплати и др.

Отделно могат да се отбележат незадължителни документи, които обаче са от голямо значение за техния собственик. Те включват лични дневници, бележки, снимки и други мемориали. Обикновено такива неща също се съхраняват дълго време.

Затова е желателно да изхвърлите всичко, което не се използва в момента и не може да бъде полезно в бъдеще. За да поддържате реда, трябва редовно да почиствате „кошчетата“ и да се освобождавате от натрупаните отпадъци, докато анализирате наистина важни документи.

Съвети за съхранение

По правило в повечето домове хартията се съхранява като стандарт.

  1. Първо, документите са сортирани по направление: дом, работници, медицински и други.
  2. Тогава те се поставят в подписани папки, което определено няма да ви позволи да се объркате в документите.
  3. Получените комплекти се поставят в отделна кутия или торба. Между другото, за удобство често се правят дялове вътре в "контейнера", които не позволяват на папките да се смесват. В същото време трябва да сте сигурни, че мястото за съхранение е недостъпно за деца и животни, но разположено удобно за употреба.

Добре е да съхранявате често използвани лични документи отделно. Паспорт, медицинска карта, TIN и пенсионно свидетелство ще бъдат удобно подредени в найлонови торбички, които са заключени на плъзгача. Такива опаковки са въздухонепроницаеми и ще поддържат съдържанието в идеален ред, предотвратявайки, да речем, да се намокри. В същото време документите, свързани със здравето, трябва да се съхраняват възможно най-достъпно - за да не се губи време, ако са спешно необходими.

Правилно е винаги да имате вкъщи фотокопии от важни документи. Има всевъзможни случаи и такъв резерв може да помогне в непредвидена ситуация.

Особено важни документи могат да бъдат поставени в сейф. Съвременният пазар предлага богат избор от складове, така че всеки купувач да избере нещо подходящо за себе си. Само че е по-добре документите да се съхраняват в сейф, а не в пластмасови папки - в случай на пожар материалът, който ги съставя, се стопява по-бързо от хартията.

Нетривиални начини за съхраняване на документи

Описаното изглежда скучно? Няма значение! Има по-интересни, удобни начини за съхранение на хартия.

    • Организационен съвет. Има много опции за такова устройство. В най-простата си форма това е панел, към който хартията е прикрепена с бутони. В по-сложните версии дъската може да има малки чекмеджета и висящи стойки.

    • Мини скрин. Съвсем същото е като обикновения скрин, но много по-малък. Много е удобно да съхранявате документи в него. Сортирани в различни отделения, те никога няма да се изгубят! Чекмеджетата в скрин могат да имат различни размери: малки - за малки парчета хартия, големи - за рисунки.

    • Висяща кутия. Само малка кутия или кошница, прикрепена към стената по начина на пощенска кутия. В такова нещо, разположено в коридора, е удобно да съхранявате донесените писма и разписки.

    • Джобен плик. Тя е подобна на предишната версия, но не е кутия, а плик. Можете да го прикрепите към масата, хладилника, шкафа. Позволява ви да съхранявате временно необходими документи, без да заемате ценно място.

    • Кош за отпадъци. Не, не кош за боклук - специален, за съхранение. Слага се на маса или в шкаф, може да има няколко отделения. Прост, евтин, но ефективен начин за съхранение на документи.

    • Често използваните документи могат да се съхраняват в папка с портфолио. Има дръжка за носене. Проектиран така, че документите да не са набръчкани в него. Обикновено е проектиран за хартия A4. Ако е необходимо, за да не губите време за търсене на правилните корички, можете просто да вземете папката с портфолио и да стартирате.

Използваме цифрови технологии

Инструкциите за лекарства, устройства и офис техника заемат много място. Много по-лесно е да ги съхранявате по електронен път. За да направите това, трябва да намерите същата информация в Интернет и да я сравните с информацията, налична в материален източник, за да сте сигурни в идентичността. Можете просто да снимате инструкциите и да ги запишете в папка на вашия компютър. Изберете само последната, за да не я изтриете случайно по невнимание. Друго копие на получените файлове е по-добре да запишете на външни носители, като карта с памет или да изпратите в облачното хранилище.

За всеки случай можете да сканирате останалите документи. Но тогава трябва да се погрижите за сигурността на електронната система от възможна хакерска атака. Никой няма да хареса изтичането на лични данни в Интернет.

Между другото, използването на компютър или мобилен телефон е удобно за проследяване на периода на валидност на ценните книжа. Достатъчно е просто да въведете необходимите дати в „календара“, така че електронното устройство да уведоми края на периода на релевантност на определена кора. Тогава остава само да се отървете от ненужната хартия.

Може би основното правило за съхранение на документи у дома звучи просто: задълбочеността и редовността на работата с домакинските документи е гаранция, че правилният документ няма да бъде загубен в най-важния момент.

Не всички документи си струва да се съхраняват. Но има много документи, които всеки от нас трябва да има. Те трябва да се съхраняват на сигурни и усамотени, но доста лесно достъпни места. Можете да направите електронни и обикновени копия на документи - те вероятно ще ви бъдат полезни. Във всеки случай, точното съхранение и внимателното сортиране на документите ще ви помогнат да ги запазите непокътнати.

1 стъпка - оценка и план

Първо, съставих въпросник за себе си и му отговорих, например, няколко въпроса и отговори от него:

Защо имате нужда от организация?

За да бъде уютно и красиво за всички в къщата ми, както и би било удобно бързо да намеря правилното нещо за всички членове на семейството.

От колко време сте в каша?

Кашата в документите за около година или около - постепенно се натрупва след раждането на 3-то дете, преди това всичко беше внимателно организирано.

Какво е препятствието за поддържане на реда според вас?

Липсва свободно време на мама и неразвита система за съхранение.

Семейството полага ли усилия да поддържа реда?

Само аз въвеждам ред във вестниците, съпругът ми, докато ги използва, връща документите на мястото им, но не винаги.

Имате ли някакви специални нужди от организация?

Така че документите могат лесно да се намерят както за мен, така и за съпруга ми

Коя организация във вашия дом работи добре?

По-рано, когато изложих всички входящи документи навреме - тази система работеше добре. Всичко за татковци. Татковците се подписват. Една отделна папка с най-важните документи.

Какво работи лошо или изобщо не работи?

Отделна временна папка за сгъване на входящи документи, тя се превърна в постоянно съхранение на всички документи за годината.

Какво искате да получите в резултат?

Добре организирана система за съхранение на документи, в която е лесно да намерите правилния документ, както за себе си, така и за съпруга ми и за всеки друг роднина.

Какви трудности се очакват?

  • Документи, които не са анализирани за цялата година
  • Документите не се съхраняват на едно място
  • Имам едногодишно дете, което може да разбие всички документи, ако организацията е направена с него (средното дете може също да прояви интерес към случващото се и да започне да „помага“ на мама).

Как могат да бъдат преодолени?

Организирайте етапите, когато децата спят или извън къщата (ходете с татко или баба, посещавате баба си, в друга стая)

След това направих подробен план на организацията въз основа на отговорите на въпросника. Определих сроковете за всяка задача, съпоставих плана с наличните организационни материали и бюджет.

Следните организационни материали бяха на разположение за мен:

  • няколко папки с файлове,
  • три офисни папки с пръстени,
  • няколко папки
  • голяма папка на ключалката за важни документи,
  • много файлове
  • пластмасови папки в различни цветове и размери,
  • стикери за идентификация,
  • един пластмасов органайзер.

Просто трябваше да купя три големи картонени органайзера според моя план, което направих.

2 стъпка - сортиране на документи по категории

Отначало предписах възможно сортиране на хартия, съпоставих го със съществуващата структура, промених се доста.

Направих го без перфекционизъм: с достатъчно подробности, но на обикновен лист в тетрадка за 2 минути.

Ето как изглеждаше:

Тогава започнах да оценявам количеството работа.

Ето снимки на това, което трябваше да разбера:

Да, винаги съм имал много документи: семейството ми е голямо, имаше и има много области, в които аз лично трябва да пазя документи.

3 стъпка - минимизиране

Бърз списък за рециклиране на документи:

  • боклучна поща - това не беше
  • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
  • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
  • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
  • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
  • Прегледах ръководствата за експлоатация на оборудване, което вече не съществува или накрая е счупено - нямаше такива ръководства
  • Важни документи с изтекъл срок на валидност - имаше доста
  • Изработи документи - имаше твърде много от тях

4 стъпка - поставете всичко на място и 5 стъпка контейнеризация

Изложих всички останали документи в 3 части:

  1. документи, които винаги нося със себе си
  2. най-важните документи, които вземаме със себе си при спешни случаи
  3. други документи

Документи, които винаги са с мен, Поставих в малка зелена пластмасова папка.

В тази папка отделно разписах документите за всяка дъщеря отделно в три сини файла.

По принцип вземам тези документи със себе си, когато ходя някъде с всичките си дъщери.

Но мога да взема документи само за една от дъщерите. Сега е много лесно и бързо да се направи.

Най-важните документи, които вземаме със себе си при спешни случаи.

Преди началото на организацията те бяха съхранени всички в една папка на ключалката и изглеждаше така:

Всички документи бяха заедно, но не беше много удобно да търсите необходимите документи в тази папка.

Сортирах тези документи в папката в няколко категории.

Тя постави всяка категория в пластмасова папка със собствен цвят, подписа папката.

След това тя вече постави всички папки в една и съща голяма папка на ключалката, която е лесно да вземете със себе си при спешни случаи (пожар, например).

Оказа се много готино. Намирането на точния документ вече се извършва за по-малко от минута. И не само от мен, но и от съпруга ми.

Други документи Аз също сортирах в категории и ги поставях в отделни папки с различни формати.

Папки, за да не паднат, слагам големи картонни органайзери.

В резултат на това рафтът ми с документи започна да изглежда така:

Отделно обърнах внимание на организирането на съхранението на списания, изрезки и разпечатки по тип хоби. Обичам ръкоделието и отделям много време за това.

Организирах съхранение по видове: за шиене, за тъкане и плетене на вилица, плетене на една кука, бродерия, различни други видове ръкоделие (квилинг, скрапбукинг и т.н.)

Всички поставени в отделни папки, подписали всичко с помощта на специални стикери.

Ето как започна да изглежда в края:

Стъпка 6 - Изхвърляне

Всички документи, от които се нуждаех, за да се отърва, веднага сортирах в три части по време на втората стъпка:

1) Опаковки за рисуване за деца, веднага поставих децата в специален органайзер в стаята им, т.е.

2) Книги за разпалване в къщичката или за събиране на отпадъчна хартия в училище - опаковахме тези хартии в голяма торба, която занесохме в къщичката.

3) Разкъсах някои важни документи с подписи на малки парченца и ги хвърлих в кошчето.

Стъпка 7 - Планиране за по-нататъшна поддръжка

След като завърших анализа на всички документи, създадох буферна папка за акаунти и документи за сортиране.

Поставете тази папка на вашия работен плот. За да направя папката удобна за съхранение, закупих специален удобен органайзер за моя работен плот.

В него сега съхранявам документи за сортиране, както и дневника си и някои книги и тетрадки за ежедневна употреба.

Реших, че ще го направя разглобявайте буферната папка поне 1 път на месец, в идеалния случай 1 път седмично (два).

За да не пропусна времето за разбор, зададох конкретен ден и час за разбор на документите.

Ако се разделям веднъж месечно, за мен е удобно да направя това, след като платите сметките, тоест след 10-ия ден.

Ако разделям документи веднъж седмично, тогава за мен е удобно да разбера документи в сряда.

Досега вече няколко месеца успях да се придържам към тази заповед.

Истината е, че докато анализирам документите не седмично, а веднъж месечно на 11-и.

Друг важен момент, който трябва да запомните, е да контролирате документите на входа: тоест незабавно изхвърлете ненужните.

Съпругът ми и аз незабавно изхвърляме чекове, тъй като ги въвеждаме в специална програма. Проследявам останалите документи около веднъж на ден, когато седна на бюрото си.

Засега всички документи са в ред. Получената система работи добре! И това е страхотно!

Така че тук организирах съхранението на документи у дома. Как съхранявате документите си?

Моля, споделете в коментарите под впечатленията си от статията и личния си опит.

Гледайте видеоклипа: Щит и меч 2 серия (Септември 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send