Полезни съвети

Как да използвате факс?

Pin
Send
Share
Send
Send


Почти всеки офис, дори и най-малкият, в момента е оборудван с такава необходима машина като факс машина. С него се изпращат копия на различни документи, вариращи от важни договори до различни изображения. Най-често факсът се поверява на един човек, главно секретаря, който получава или изпраща различни документи, следи работата на машината, включително контролира наличието на хартия в съответното отделение. Но какво ще стане, ако човекът, чиято работа е да получава и изпраща копия на факс, временно е напуснал, а вие сте били помолени да се грижите за машината и телефона по това време звънна. Разбира се, трябва да вдигнете телефона и в другия край на реда ще бъдете помолени да приемете документи, но не знаете как да използвате факс машината. За повечето хора е срамно да казват това само защото не искат събеседникът им да мисли за липсата на образование. Въпреки че да знаеш всичко на света е просто физически невъзможно.

Представяхме си такава ситуация и вероятно наистина искахме тя никога да не ви се случи? Тогава ви съветвам предварително да научите как да използвате факс машина, ако работите в офиса. Ако изведнъж възникне такава нужда, ще се справите с трудността и ще излезете брилянтно от текущата ситуация.

Ако трябва да приемете документи, обърнете внимание на панела с устройства. По правило върху него има голям ключ, най-често зелен. Върху него, в зависимост от модела на устройството, може да се напише „Старт“ или „Старт“. Когато кликнете върху този бутон, трябва да прозвучи характерен сигнал, ще спрете да чувате събеседника и ще започне приемането на документа. Поздравления - натиснахте десния бутон. Резултатът от вашата дейност ще бъде копие на документа на факсимилна хартия, който по споразумение на страните може да има юридическа сила. Ако въпреки характерното скърцане на факс, все още нямате договор в ръцете си, може би вашата хартия просто е изтекла. След това трябва да отворите горния капак на машината, под който ще видите каква последователност от стъпки, които трябва да изпълните, за да замените празната тръба с нова ролка хартия. Обърнете внимание на появата на червени ленти в получения документ. Това означава, че са останали няколко метра факс хартия и си струва да се подмени веднага, за да не накарате партньорите да чакат в бъдеще, когато тя приключи по време на приемането на важен договор.

Ако трябва да изпратите документ, тогава първо трябва да го попълните в съответния жлеб. Обикновено един производител се грижи за своите потребители и предоставя изображения как да се работи с факс. Основното, на което трябва да обърнете голямо внимание, е от коя страна вкарвате листа в дупката. Много е важно документът, който изпращате до партньорите, да лежи с лицето надолу, тоест информацията, която изпращате, трябва да бъде в долната част на листа. Именно това изображение ще получи получаващата страна. След това наберете номера на абоната, на когото ще изпратите копие на документа, говорете за целта на вашето обаждане и поискайте да получите факс. За тези, които знаят как да използват факс, фразата "Старт" ще бъде разбрана без думи. За начинаещ това може да изглежда дори нелепо, но това просто означава, че вашият събеседник е натиснал клавиша „Старт“ и вие трябва да направите същото. След това устройството ще започне да приема прикрепения към него документ, преобразувайки информацията на хартия в електронна форма. В другия край на жицата, вашият събеседник ще извърши обратното преобразуване. Ако всичко мина добре, можете да закачите.

Сега знаете как да използвате факс машина и можете да получавате и изпращате документи без много големи затруднения.

За какво е факс?

Просто казано, факсът е техническо устройство, с което можете да получавате и получавате документи на всяко разстояние. В същото време в процеса на своята работа се сканира документ, данните се преобразуват в електрически сигнали, криптират се и се изпращат по телефонни канали. По време на получаването факсът работи като модем и принтер - дешифрира получения сигнал и отпечатва документа на хартия.

Как да получа факс?

За да разберете как да използвате факс, трябва постепенно да разберете приемането и предаването на документи. Да започнем с приема. Да кажем веднага, че това е лесно. Факсовете могат да се получават както в ръчен, така и в автоматичен режим.

Ръчен режим: вдигате телефона, чувате фразата „Получаване на факса“, отговаряте „Приемам“ и натискате зеления бутон. Остава само да изчакаме пълното освобождаване на документа. Не забравяйте незабавно да проверите качеството на печат, четливостта на текста, след това потвърдете факта на получаване и едва след това затворете.

В автоматичен режим конфигурирате броя на звуковите сигнали, след което устройството ще започне да получава съобщения. Този режим е удобен за специални факсове или за факс телефони в отсъствие на лицето, отговорно за получаването.

Как да изпратите факс на документ?

За да изпратите правилно факс, трябва да знаете телефонния номер на абоната. Преди да започнете да му се обаждате, трябва да се подготвите предварително: поставете документа в приемника с текста надолу, уверете се, че той лежи плосък, без изкривявания, и наберете номера. След това питате дали човекът е готов да получи факс от вас и когато получите положителен отговор, натиснете бутона „Факс / Старт“.

След - попитайте събеседника дали факсът е пристигнал, колко е читав, дори е. Сега можете да прекъснете връзката. В брой от случаите, както при получаване, така и при предаване на факсове, трябва да кажете на данните си: „Получен факс / изпратен факс ...“ и вашето пълно име

Ако факсът не приема документи

Типичните неизправности при работа с факс са заседнала хартия, хартията е изтекла на руло, няма заснемане на документа, който трябва да бъде изпратен, празен или черен факс. Ако не сте сигурни в познанията си за тънкостите на отстраняването на тези проблеми, свържете се с по-информирани хора за помощ. С времето сами ще научите всичко и работата с това устройство ще бъде удоволствие.

Гледайте видеоклипа: Idiot's Guide to Japanese Kitchens (Септември 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send