Полезни съвети

Защо е необходимо и как се извършва анализът на бизнес процесите на компанията?

Pin
Send
Share
Send
Send


Всеки предприемач трябва поне косвено да знае какво е бизнес процес. Анализът на бизнес процесите помага да се намалят разходите, да се увеличи рентабилността и в крайна сметка да се увеличи печалбата на предприятието. В икономическата литература това понятие се среща за първи път в работата на изследователи от 80-те години на миналия век. Тогава в САЩ за първи път те смятат, че ефективността на цялото производство зависи от набор от взаимосвързани действия, наречени бизнес процес.

Същност и цел

Анализът на бизнес процесите се нарича процедурата за систематично получаване на информация за определяне, оценка, идентифициране на обекта на изследване с цел подобряването му.

Необходимостта от анализ се дължи на конкурентната позиция на компанията. Сравняването на цени и разходи на продукти на различни участници на пазара може да й помогне да подобри работата си.

Следните факти могат да свидетелстват за нестабилното положение на компанията:

  • високи разходи за модернизация на оборудването при промяна на технологията на производство,
  • значителни разходи за транспортиране и съхранение в рамките на организацията на готовите продукти,
  • нисък процент на време за обработка в целия цикъл, че продуктът преминава от създаване до продажба,
  • дълго време за доставка
  • прекалено широка гама от продукти,
  • проблеми с времето на изпълнение на договорите.

Тези показатели са свързани с ключови процеси. За оценката обаче трябва да се използва информация за всички видове дейности от производствения цикъл на компанията.

За получаване на информация за аспектите на компанията се използват следните процедури:

  • одит на финансовите отчети,
  • проучва се производствена документация,
  • е описан производствен алгоритъм,
  • процесът в действие се изучава.

Основната цел на анализа на бизнес процесите е да се подобри тяхната работа чрез приемането на най-ефективните управленски решения, Успешното изпълнение на задачата може да бъде постигнато чрез следните действия, прилагани в комбинация:

  • определяне на финансовата възвръщаемост от използването на технологични ресурси,
  • проучване на вътрешни и външни фактори, които влияят върху резултатите на компанията,
  • оценка на изпълнението на създадения план,
  • анализ на възможностите, използвани от предприятието,
  • разработване на план за оптимизация на процесите.

Как се управлява бизнес процесите в организацията, прочетете в тази статия.

Можете да намерите всички възможни видове бизнес и тяхното кратко описание тук.

SWOT анализ

Този метод включва изучаването на процеса чрез идентифициране на неговите силни и слаби страни, възможности за подобрение и заплахи за намаляване на ефективността.

  1. Интервюта с ръководството и служителите.
  2. Обработка на получените резултати, оценка на общите точки в отговорите.
  3. Изграждане на маса.

SWOT анализът е инструмент за подробна оценка на процеса, резултатите от проучването могат да бъдат използвани за по-нататъшно търсене на начини за оптимизиране на работата на предприятието.

Идентифициране на проблемни процеси

Този метод се счита за най-простото средство за качествено проучване на причините за ниската ефективност на производствения цикъл на организацията. Целта му е да установи посоката на последващия задълбочен анализ.

Алгоритъмът на процедурата за изследване е както следва:

  1. Формиране на диаграма на бизнес процесите чрез показване на функциите и изпълнителите.
  2. Анкета на мениджъри и служители, участващи в анализираното действие.
  3. Идентифициране на проблемните зони.

Получената схема се обсъжда и анализира, резултатите от изследването се използват при планирането на реорганизацията и оптимизирането на бизнес процеса.

Този метод ви позволява да се съсредоточите върху детайлите на всеки от етапите на производствения цикъл.

Разпределение на нивата

Класирането има за цел да характеризира най-големите процеси в предприятието. Алгоритъмът е следният:

  1. Съставя се списък на основните етапи на цикъла.
  2. Действията се класират в зависимост от степента на важност, състояние, ефективност или други параметри.

Получената информация ви позволява да решите кой от процесите трябва да бъде подобрен. Този метод не е подходящ за изготвяне на дългосрочни проекти за адаптиране на дейността на компанията, тъй като се основава на бърз анализ на ситуацията.

Анализ във връзка с типичните изисквания

Всеки бизнес процес може да бъде разгледан от гледна точка на спазването на някои универсални изисквания. Най-често за сравнение се използват международни стандарти за качество на продуктите.

Ако оценката показа, че процесът на изследване удовлетворява всички установени разпоредби, по-нататъшната работа ще се състои в намирането на начини за подобряване на съществуващите показатели.

Визуален анализ на графични схеми

Методът се състои в изучаване на графичното изображение на етапите на производствения цикъл. Този метод за търсене на възможности за оптимизация се счита за значително ограничен поради редица функции:

  • невъзможно е да се опише подробно процеса с помощта на една схема,
  • всички грешки във формирането правят анализа неефективен,
  • заключенията могат да се правят само ако има практически опит в вземането на по-добри решения.

  1. Всеки детайл от процеса се разглежда.
  2. Анализира се съдържанието на етапите на цикъла.
  3. Съставя се списък на необходимите документи.
  4. Проверява наличието на информация във входящите документи.

Въз основа на резултатите от получената информация се съставя таблица, в която са посочени всички съставени операции и документи. Оптимизирането на работата на компанията се постига чрез търсене на неизползвани ценни книжа, както и на функции, които не могат да бъдат изпълнени поради липсата на необходимите отчети.

Графичният анализ ви позволява да идентифицирате излишни или дублирани процеси, липсващи етапи на цикъла.

Използвани индикатори

Анализът на процесите се извършва за оценка на ефективността на производствения цикъл на компанията. За това се използва карта с показатели.

Има три вида от тях:

  1. структурен, Те представляват съотношението на изходните данни, докато цифрата в числителя е частта, принадлежаща на показателя в знаменателя. Например:
  2. относителен показват съотношението на показателите на различните области на компанията. Например, производителност на продукта:
  3. коефициенти показват съотношението на броя на различните периоди, но с еднакви единици. Например:

Процесът на анализ и моделиране на организационните процеси в специализирана програма, вижте следното видео:

Казус

Lateya LLC анализира процеса на попълване на готовите продукти на склад. Ще изглежда така:

  • Проблемно изследване, По време на работата бяха установени слабости:
    • неравномерно натоварване на служителите,
    • не се използват системи за автоматизация,
    • липса на удобни условия на труд.
  • Причини за класиране, Идентифицираните проблеми са сортирани по тежест.
  • Предложени решения:
    • мотивирайте служителите постепенно да изпълняват поръчки през периода
    • установете причините за неравномерното предлагане на продукти,
    • интегриране на информационни системи и свързване на бази данни в предприятието,
    • въвеждане на нови алгоритми за работа на автоматизирани продукти,
    • реконструирайте сградата, за да осигурите физическия комфорт на служителите,
    • организирайте стелажи за лесен достъп.

Отстраняването на тези проблеми помогна на компанията да увеличи скоростта на обработка на поръчките в склада.

дефинира

Бизнес процесът е сложна концепция. Развитието на бизнеса е силно зависимо от взаимосвързаните операции, процедури и дейности. Невъзможно е да си представим завод без доставка на суровини, преработката им, работници зад машини и счетоводители. Предприятието е затворена система, която функционира като цялостен организъм. И за да може всичко да работи правилно, без бъркане и забавяне, се нуждаете от основен мозък - опитен мениджър, който ще анализира и следи съгласуваността на всички бизнес процеси.

Ако погледнете от икономическа гледна точка, взаимосвързаността на всички възможни мерки, по време на които ресурсите на околната среда се преработват в краен продукт за потребителя, се нарича бизнес процес. Анализът на бизнес процесите е оценка на ефективността на действие, операция или събитие, свързани с производството.

За какво са те?

Описването на бизнес процесите е сравнително лесно. Но най-големият проблем на реалността е, че във всякакви предприятия в нашата страна рядко можете да намерите човек, който наистина се интересува от подобряване на ефективността на различни производствени процеси. Малък и среден бизнес се опитват да използват отдавна остарели методи за намаляване на разходите, докато на Запад отдавна са разбрали, че успехът на един бизнес зависи от компетентен нает мениджър, който е заинтересован да получи максимални резултати от работата си.

Създаването на бизнес процеси дава ясно разбиране: кой е отговорен на кой етап, каква позиция заема и какво трябва да прави. Това структуриране прави организацията на производството прозрачна и улеснява управлението. Като носите дървото на целите на служителите, можете да повишите мотивацията им, като демонстрирате, че тяхната работа е насочена към общи цели. Освен това организирането на бизнес по този начин ще помогне да се идентифицират допълнителните разходи за финансови и времеви ресурси.

Как да създадете

Без значение голям бизнес или малък, подходът към създаването на подробен план е един. Помислете за конкретен пример. Има компания, която продава дивани. Диаграмата на бизнес процесите е като дърво. Основните клонове са основните функции, които се разклоняват на по-малки. И така, кои са основните стъпки в бизнес процеса за търговец на дребно?

1. Покупка на стоки. Това е първият и централен бизнес процес. Какви под-стъпки може да отдели?

  • Анализ на доставчика.
  • Изготвяне на договори с производствени предприятия.
  • Изготвяне на договори с транспортни компании.

2. Поставяне на дивани. На този етап има такива моменти:

  • Изборът на помещения.
  • Строителство или отдаване под наем на помещения.
  • Създаване на условия за продажби.

3. Процесът на продажба.

  • Набиране на персонал.
  • Закупете касов апарат.
  • Създаване на атмосфера и дизайн за продажбите.

4. Маркетинг и реклама.

  • Поставяне на табели
  • Създавайте визитки, брошури, брошури, каталози и др.
  • Поставяне на реклама.

Списъкът може да бъде дълъг. Важно е да се разбере как се създават бизнес процеси. И тогава ще ви дадем няколко златни правила за успешна бизнес организация.

За всяка подчертана бизнес фаза отговаря конкретен човек. Участвайте в създаването на схеми и тях. Това ще даде възможност да се разбере по-подробно процеса, да се заинтересуват служителите и да се повиши мотивацията им за постигане на общи цели. Това е особено важно в ранните етапи от формирането на предприятието. Стартирането на бизнес винаги е свързано с огромни затруднения и навременното поставяне на цели за конкретни етапи ще даде по-подробен план за действие.

Използвайте автоматизирани програми и визуализирайте схемите си. Днес има много готови програми, които помагат за структурирането на информацията. Малките и средни предприятия навсякъде ги използват.

Ако работите в група, вземете дъска или парчета хартия, за да запишете всичко и нарисувайте дърво на вашите процеси, както мислите. Започнете с по-големи операции, като ги планирате на по-малки. За големите предприятия създаването на бизнес процеси е огромна старателна работа, изискваща максимална концентрация и съгласуваност на действията на всички служители.

Формулиране на бизнес процеси, фокусирайте се върху стратегията на компанията, а не върху нейната организационна структура. Една и съща функция може да надхвърли установените отдели. Например, когато доставяте стоки от доставчик, можете да вземете предвид границата на бизнес процеса, докато стоките не надхвърлят границите на самото търговско предприятие, тоест когато се поставят на рафтове и са достъпни за потребителя. Няколко отдела, участващи в организационната структура, участват в този процес наведнъж.

Планът не трябва да бъде твърде подробен. Ако претоварите схемата с ненужна информация, това ще доведе до общо объркване и до голяма тежест за отговорните служители. Ако планирате да направите промени в определен сегмент, тази част трябва да бъде подробно описана, а всички останали трябва да се разглеждат само повърхностно, без да навлизате в подробности. Ефективността на бизнес процесите се подчинява на закона на Парето "20 на 80", когато 20% от подробните описания ще донесат 80% от успеха на цялата операция.

Не се страхувайте от истината и изградете схема, базирана на това, което всъщност има. Много често възниква тази ситуация. Главният мениджър пита подчинените си за техните отдели, за да изгради диаграма на бизнес процесите. Те се опитват да разкажат как се справят добре. Въпреки че в действителност реалната ситуация далеч не е идеална. Но въз основа на неверни данни ще се изгради грешна схема, след която ще се вземат неефективни решения и ще се пропилее цялата работа.

Не бъркайте понятията „както е“, „както трябва да бъде“ и „както искам да бъде“. Колкото и да е лошо всичко, бизнес процесите се съставят именно с цел подобряване на това състояние. Затова е необходимо да се опише само реалната ситуация.

Автоматизация на бизнес процесите

Проследяването на всички събития, които се случват вътре във фирмата е много трудно, особено когато става дума за големи корпорации и синдикати. Трудно е да си представим голям бизнес без цяла система от автоматизирани програми, които ви позволяват да анализирате входящите данни, за да вземете решение. Затова днес често става въпрос за автоматизиране на бизнес процеси.

На практика това означава, че има специална компютърна програма, която обработва всички видове информационни потоци, които осигуряват бизнес процес. Анализът на бизнес процесите се извършва офлайн и човек само се запознава с резултатите и прави подходящо заключение.

Изборът на метод за анализ

Изправен пред въпроса как най-добре да опише бизнес процесите автоматично, местният предприемач ще намери много опции, които са малко оптимизирани за руския пазар. Почти целият предложен софтуер е създаден за западни компании, които имат опит в оптимизирането на производството. Но след анализ на някои от данните, ние създадохме нашия списък с програми, с които се осъществява изпълнението на бизнес процеса.

  1. BEST-5 „Моят бизнес“ е софтуер, който често използва малък и среден бизнес. Програмата е достъпна за всеки компютър и е много лесна за използване. Предимството му е, че може да анализира малки количества данни от малко предприятие.
  2. Корпоративен моделер. Често се използва в съвременните предприятия, главно защото е евтин. Стартирането на бизнес е лесно да се организира с тази програма, тъй като тя много удобно изгражда диаграми на бизнес процесите, но на практика не я анализира.
  3. iGrafx Enterprise Central. Много добро канадско развитие. Способен е не само да разпознава и изготвя бизнес планове, но и да анализира успешно масиви от входящи данни. У нас той има много малко разпространение, въпреки че продуктът е много достоен.
  4. Бизнес студио. Най-известната руска разработка. Интегрирана с други продукти на MS Office (Word, Excel, Visio). За домашен предприемач това е най-добрият избор по отношение на съотношението цена-резултат. Перфектно анализира бизнес процеса. Производството може да бъде оптимизирано успешно благодарение на резултатите, получени въз основа на програмата.

Какво е анализ на бизнес процесите?

Важно: именно в постигането на водеща позиция на пазара се сключва основната характеристика на анализа на бизнес процесите.

Нейната особеност се състои в последователното изучаване на всички производствени процеси, пропорцията на идентифициране и премахване на проблемите.

Как да анализирате и моделирате бизнес процеси на практика, ще научите тук:

Цели на процеса

При липса на системни изследвания на необходимите механизми, основните фактори за спешен анализ са:

  • Високи разходи за въвеждане на нови технологични процеси,
  • Значителни разходи за транспорт или вътрешно съхранение на продукти,
  • Нисък процент от периода на обработка от създаване до продажба,
  • Продължителност на доставката на продукта,
  • Спазване на условията на подписаните договори,
  • Прекалено обширен асортиментен списък.

Тези етапи са ключови в изследванията, но в допълнение към тях е необходимо да се изучат всички дейности на организацията.

За да разберете подробностите за предприятието, трябва:

  • Провеждане: одит на финансовите отчети. Ще научите как да провеждате одит на персонал на организация в публикация на връзката,
  • Проучване на производствени документи,
  • Попълнете опис на продукцията,
  • Научете процеса на практика.

Чтобы этого достигнуть необходимо совокупное применение нескольких методик:

  • Выявление размера финансового дохода от работы бизнес-процессов,
  • Изучение внутренних и внешних факторов, влияющих на работу предприятия,
  • Оценка на изпълнението на даден план,
  • Анализ на изчерпаните ресурси на организацията,
  • Разработете план за подобряване на процеса.

Моделиране и управление на бизнес процеси

Необходимостта от моделиране на бизнес процесите е да се подобри работата на цялото предприятие; за това се използват различни модели, които позволяват да се разберат основните етапи на процесите и да се премахнат ненужните или слабостите.

Моделирането се състои от няколко последователни етапа:

  • Определяне на процесите и изграждане на първоначален модел, всъщност,
  • Диагностика, проучване и подобряване на конструирания модел,
  • Разработване на модел с корекции,
  • Неговото тестване и приложение,
  • Поправяне на грешки.

Тук ще научите как работи системата за управление на бизнес процесите.

Разновидности на анализа на бизнес процесите.

Моделирането се състои от 3 вида:

  • Функционално моделиране, което описва всички функции на предприятието, каквито са и техните взаимоотношения, като същевременно не е необходимо да се следва последователността,
  • Цел, описва бизнес процесите като взаимосвързани обекти,
  • Имитацията включва изграждането, моделирането на всички процеси на предприятието.

Идентификация на проблема

В този случай действайте както следва:

  • Моделиране на диаграма на бизнес процесите чрез показване на изпълняваните функции и изпълнители,
  • Анкета на всички участници
  • Определяне на проблемните зони.

Получените резултати от изследванията се обсъждат подробно и подлежат на анализ, като тези резултати могат да бъдат приложени при по-нататъшна реорганизация.

Важно: чрез този метод е допустимо да се концентрираме върху всеки етап.

Виртуален анализ на графични схеми

Този метод е надарен с определен списък от ограничения, тъй като:

  • Невъзможно е да се опишат процесите в един контур,
  • Всички грешки обезсилват всички усилия,
  • Изводът може да се направи само след прилагане в реалния живот.

Всъщност действията са следните:

  • Всички детайли на процеса се вземат предвид,
  • Всички етапи на цикъла са анализирани,
  • Създава се списък на необходимите документи,
  • Определя се наличието на информация във цялата входяща документация.

Въз основа на резултатите от всички изследвания се оформя графична диаграма с въвеждането на получените данни.

Какви показатели се прилагат

В хода на този анализ се използва списък с показатели, които се правят в 3 вида:

  1. структурен - съотношението на изходните данни, докато част от числителя действа като част от знаменателя:

Печалба / общи приходи * 100% = 15 000 рубли / 124 000 рубли * 100% = 12% рентабилност

  1. относителен - съотношението на показателите за различните процеси в организацията:

Произведени продукти в рубли / Работено време в часове = 10 милиона рубли / 23 000 часа = 434, 78 рубли на час

  1. коефициенти - съотношението на числата за различни периоди с еднакви единици:

Коефициент на оборот = 2, 3 милиона рубли / 1,8 милиона рубли = 1,27.

Как сами да изчислите оборота, ще научите тук.

Показатели, използвани за анализ на бизнес процесите.

Пример за анализ на бизнес процеси

Ако наблюдавате анализа на процеса на попълване на продуктите в склада на ООО „Ласточка”, тогава можете да видите следните стъпки:

  1. В хода на проучването на проблемите бяха разкрити следните недостатъци:
  • Неравномерно използване на труда
  • Липса на подходящи условия,
  • Без автоматизация.
  1. Класиране - идентифицираните проблеми са подредени по важност.
  2. Опции за отстраняване на проблеми:
  • Мотивирайте персонала за действие,
  • Премахване на причините за неравномерното предлагане на продукти,
  • Въвеждане на информационна система и свързване на всички процеси в предприятието,
  • Направете основна реконструкция на сградата,
  • Подредете рафтовете за безплатен достъп.

Всичко това гарантираше скоростта на обслужване на входящите поръчки.

Оценка на предприетите действия

Същевременно се формират отговори на ключови въпроси:

  • Какви негативни аспекти могат да се срещнат в процеса на внедряване,
  • Трябва ли цялата документация да бъде актуализирана,
  • Колко време ще отнеме, за да получите резултати.

По този начин анализът дава възможност да се идентифицират слабостите на производството и да се получат отговори на основните въпроси, като се вземат предвид възгледите на ръководството.

В същото време е допустимо използването на оптимизация не само на предприятието, но и подобряване на работата с персонала.

Основни методи за оптимизация

Методите за оптимизиране на бизнес процесите могат да бъдат различни в зависимост от желаните резултати и избраното решение на проблема:

  • Изключение е намаляването на етапите на процеса и изключването на други смущения,
  • Опростяване - необходимо е за намаляване на сложността на промотирането на продуктите пред потребителя,
  • Стандартизиран - необходим за автоматичното взаимодействие на всички процеси,
  • Намаление - на всички възможни етапи на допълнителни разходи,
  • Ускорение - симулация, автоматизация и активен дизайн на проби,
  • Промяна на всички етапи и компоненти на производството,
  • Акцента включва всички компоненти на производството.

Важно: всички методи за оптимизация се прилагат в зависимост от причината.

Технология за изграждане на бизнес процеси

Най-често днес има интеграция на автоматичния и ръчен метод за изграждане на схемата "Бизнес процес". Анализът на бизнес процесите в този случай се извършва на два етапа: първият е чрез използване на резултатите, получени на компютър, вторият се ръчно управлява от мениджъра.

Помислете за два основни подхода за изграждане на графики и диаграми. В този случай технологията на бизнес процесите ще бъде изградена по следните методи:

  1. DFD (Диаграма на потока от данни).
  2. WFD (Диаграма на работния поток).

Първият метод на DFD включва графики на потоци от данни. Те включват: подробно описание на процеса, отговорни служители, необходимата документация. Подобна конструкция дава пълна картина на дейностите на компанията, обкръжаващите я входни и изходни данни, всички елементи на производствения процес и връзките между тях. Този подход ви позволява да подчертаете безплатни (ненужни) бизнес процеси, които намаляват ефективността на резултата и могат да бъдат оптимизирани по различни начини.

WFD са диаграми на работния процес, които описват бизнес процеси на по-ниско ниво. Развитието на бизнеса може да се промени значително, ако знаете не само вертикалната йерархия на действията, но и хоризонталната. Какво означава това?

Ако погледнете ясно, тогава WFD-диаграмите са мрежа от времеви рамки, всяка колона от които е отговорна за определен процес. Да предположим, че доставката на стоки продължава два дни - началото и края на процеса са отбелязани на графиката. След това идва събитието на оформлението на стоките на търговския етаж и този процес ще започне едва след приключване на доставката. Данните са нанесени последователно на графиката. Събития, операции и действия могат да се преплитат, ако се извършват едновременно. Удобно е да започнете развитието на бизнеса в началните етапи по този начин, като определите колко време е необходимо за целия производствен цикъл.

За малко или голямо, ново или старо предприятие се нуждаете от разбиране за това какво представлява бизнес процес. На всеки етап от жизнения цикъл на компанията оптимизацията на производството може значително да повлияе на по-нататъшното развитие. В крайна сметка основната цел на съществуването на всяка организация днес е да задоволи нуждите на потребителя. И ако клиентът е доволен, той ще реализира печалба. Зависимостта е пряко пропорционална. Колкото по-високо е нивото на удоволствие на потребителите, толкова по-голяма е печалбата на компанията. И това може да се постигне само чрез анализ и последваща промяна на процеса в рамките на предприятието.

Гледайте видеоклипа: Dominion 2018 - full documentary Official (Септември 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send